Funciones de la Secretaría Jurídica
- Proporcionar al Alcalde Municipal, la asesoría y el apoyo general para fortalecer y facilitar su gestión, en todos los ámbitos de la administración, así como atender las delegaciones para asistencia a eventos públicos, privados, protocolarios y representaciones en juntas directivas dispuestas por el Alcalde.
- Realizar la coordinación de los miembros del gabinete para articular la gestión pública municipal, la optimización de los recursos y la toma de decisiones directivas.
- Promover y realizar las acciones que permitan identificar y contactar actores, agentes, redes y sectores de cooperación internacional, nacional o regional, para realizar programas y proyectos en el Municipio, en coordinación con la Dependencia correspondiente.
- Facilitar las comunicaciones entre el Alcalde y demás autoridades tanto en el nivel local como regional, nacional e internacional.
- Formular, ejecutar, controlar y evaluar la política de gestión documental del Municipio, para conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica de la entidad.
- Direccionar la gestión de la ventanilla única del Municipio, como mecanismo unificado para la optimización de los trámites del ciudadano.
- Revisar la pertinencia en el trámite y expedición de los actos administrativos y llevar el registro de los mismos.
- Coordinar el trámite de los proyectos de acuerdo de iniciativa de la Administración Municipal y su posterior sanción.
- Coordinar el protocolo que deba ser tenido en cuenta en la organización y realización de los actos o ceremonias que deba cumplir, atender o asistir el Alcalde y asesorar a las diferentes Dependencias en estos mismos aspectos.
- Liderar la planificación e integración de los sistemas de gestión de la entidad en los términos y condiciones que señale la ley y las directrices de la función pública, trabajando conjuntamente con cada Dependencia responsable de su implementación, a fin de optimizar esfuerzos y recursos para su mantenimiento y mejora continua.
- Coordinar el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad de la entidad, incluyendo la actualización permanente del sistema documental que soporta los procesos, procedimientos y funciones de la misma y teniendo en cuenta los principios de optimización y modernización de trámites.
- Generar espacios de participación y contribuir en el diseño de políticas públicas municipales en beneficio de la comunidad y de acuerdo con las proyecciones estratégicas del Municipio.
- Implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión.
- Implementar y mantener las estadísticas e indicadores para facilitar el seguimiento, el control y toma de decisiones, así como la presentación de los informes respectivos.
- Realizar seguimiento a la presentación de informes de labores, informes de gestión y de rendición de cuentas de la Dependencia.
- Realizar seguimiento a la administración del riesgo de la Dependencia.
- Direccionar la implementación, mantenimiento y mejora de los sistemas de información que se utilizan en la secretaría, en coordinación con la Dirección de TIyC (tecnología, innovación y ciencia), para la adecuada prestación del servicio